Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Nichchanan Srithanyarat, handelend onder de handelsnaam NILO Home Kitchen.

Contact voor privacyvragen en verzoeken:

contact@nilokitchen.be

De volledige ondernemings- en contactgegevens staan op de pagina Wettelijke vermeldingen.

2. Op wie is dit Privacybeleid van toepassing?

Dit Privacybeleid is van toepassing op personen die:

• de website bezoeken;
• een bestelling of aanvraag plaatsen;
• een bestelling betalen;
• contact opnemen met NILO Home Kitchen;
• informatie vragen over een gewone, zakelijke of grotere bestelling.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van het gebruik van de website, het contact en de bestelling kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

Identificatie- en contactgegevens

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer.

Leveringsgegevens

• straat en huisnummer;
• busnummer;
• postcode en gemeente;
• noodzakelijke toegangs- of leveringsinformatie;
• gewenste leverdatum en gewenst levermoment.

Bestelgegevens

• bestelde gerechten;
• gekozen opties en aantallen;
• prijzen en leveringskosten;
• orderreferentie;
• order-, betaal- en leveringsstatus;
• opmerkingen bij de bestelling.

Betaalgegevens

• betaalstatus;
• betaald bedrag;
• gebruikte betaalmethode;
• noodzakelijke betaal- en terugbetalingsreferenties;
• tijdstip van betaling of terugbetaling.

NILO Home Kitchen ontvangt geen volledige kaartgegevens, bankcodes of andere volledige gegevens van het gebruikte betaalinstrument.

Communicatiegegevens

• berichten via het contactformulier;
• e-mails en andere schriftelijke communicatie;
• telefonisch meegedeelde informatie;
• informatie over vragen, klachten, wijzigingen en terugbetalingen.

Zakelijke en facturatiegegevens

Wanneer relevant:

• bedrijfsnaam;
• ondernemings- of btw-nummer;
• facturatiegegevens;
• informatie over een zakelijke of grotere bestelling.

Beperkte technische en beveiligingsgegevens

Voor zover deze gegevens noodzakelijk worden verwerkt:

• datum en tijdstip van technische verzoeken;
• IP-adres en beperkte browser- of toestelinformatie;
• fout- en beveiligingslogs;
• noodzakelijke sessie- en beveiligingsinformatie.

Deze gegevens worden niet gebruikt om reclameprofielen op te bouwen.

4. Waar komen de gegevens vandaan?

De meeste persoonsgegevens ontvangen we rechtstreeks van de klant.

Sommige informatie kan afkomstig zijn van:

• de betaaldienstverlener, bijvoorbeeld de status van een betaling;
• technische dienstverleners die de website of communicatie ondersteunen;
• de browser of het toestel wanneer noodzakelijke websitefuncties worden gebruikt.

5. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Uitvoering van een bestelling of aanvraag

We verwerken noodzakelijke gegevens om:

• een bestelling of aanvraag te registreren;
• de uitvoerbaarheid ervan te controleren;
• een betaling te verwerken en controleren;
• gerechten voor te bereiden;
• de bestelling te leveren;
• met de klant over de bestelling te communiceren;
• wijzigingen, klachten en terugbetalingen te behandelen.

De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst of het nemen van stappen op verzoek van de klant vóór het sluiten van de overeenkomst.

Wettelijke verplichtingen

We verwerken en bewaren bepaalde gegevens om te voldoen aan:

• boekhoudkundige verplichtingen;
• fiscale verplichtingen;
• andere wettelijke administratieve verplichtingen;
• geldige verzoeken van bevoegde instanties.

De rechtsgrond is een wettelijke verplichting.

Gerechtvaardigde belangen

Waar dit noodzakelijk en evenredig is, kunnen we gegevens verwerken voor:

• de beveiliging en betrouwbare werking van de website;
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik of fraude;
• technische foutopsporing;
• het behandelen van klachten en geschillen;
• het beschermen en uitoefenen van juridische rechten.

Ons gerechtvaardigd belang is een veilige en betrouwbare dienstverlening en de bescherming van onze onderneming en klanten.

We verwerken daarvoor niet meer gegevens dan redelijk noodzakelijk.

6. Welke gegevens zijn noodzakelijk?

Gegevens die tijdens het bestelproces als verplicht worden aangeduid, zijn noodzakelijk om de bestelling te registreren, te beoordelen, te betalen of te leveren.

Wanneer deze gegevens niet worden verstrekt, kunnen we de bestelling mogelijk niet behandelen of uitvoeren.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

NILO Home Kitchen neemt geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens zijn gebaseerd en die voor de klant rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

Bepaalde technische of operationele controles kunnen automatisch verlopen. Waar nodig kan een bestelling aanvullend door een persoon worden beoordeeld.

8. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet.

We kunnen persoonsgegevens, beperkt tot wat noodzakelijk is, delen met categorieën van ontvangers zoals:

• betaaldienstverleners;
• hosting-, database-, website- en beveiligingsdiensten;
• diensten voor transactionele e-mails;
• boekhoudkundige of fiscale dienstverleners;
• professionele adviseurs wanneer dit nodig is voor een juridisch geschil of wettelijke vraag;
• bevoegde overheidsinstanties wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Deze partijen mogen de gegevens uitsluitend verwerken volgens hun wettelijke rol of de toepasselijke contractuele verplichtingen.

9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dit gebeurt, gebruiken we waar vereist een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen, zoals:

• een adequaatheidsbesluit;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• een andere wettelijk toegestane waarborg.

Meer informatie over een concrete doorgifte of de gebruikte waarborg kan worden gevraagd via contact@nilokitchen.be.

10. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

We hanteren daarbij de volgende termijnen of criteria.

Boekhoudkundige en fiscale gegevens

Facturen, boekhoudkundige documenten en andere fiscaal noodzakelijke gegevens worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, in beginsel tien jaar.

Uitgevoerde bestellingen

Andere bestel- en leveringsgegevens worden bewaard zolang dit redelijkerwijs nodig is voor:

• de uitvoering en opvolging van de bestelling;
• klantenservice;
• klachten en terugbetalingen;
• de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van juridische rechten.

Daarna worden deze gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaring vereist.

Onbetaalde, geweigerde of verlopen bestellingen

Gegevens van onbetaalde, geweigerde of verlopen bestellingen worden slechts gedurende een beperkte periode bewaard wanneer dit nodig is om:

• een technisch of betalingsprobleem op te lossen;
• vragen van de klant te beantwoorden;
• misbruik of dubbele bestellingen te voorkomen;
• een juridisch geschil te behandelen.

Daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

Contactberichten

Contactberichten zonder uitgevoerde bestelling worden bewaard zolang dit nodig is om de vraag te behandelen en eventuele vervolgcommunicatie of juridische aanspraken af te handelen.

Technische en beveiligingsgegevens

Technische fout- en beveiligingsgegevens worden slechts gedurende een beperkte periode bewaard die noodzakelijk is voor de beveiliging, foutopsporing en behandeling van incidenten.

11. Cookies en browseropslag

NILO Home Kitchen gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies en browseropslag om de website, het winkelmandje, de bestelprocedure, de bestelstatus en andere door de bezoeker gevraagde functies correct en veilig te laten werken.

De concrete opslagmechanismen, doeleinden en bewaartermijnen staan in het Cookiebeleid.

12. Geen verkoop, analyse of reclameprofilering

NILO Home Kitchen:

• verkoopt geen persoonsgegevens;
• gebruikt bestelgegevens niet om advertentieprofielen op te bouwen;
• gebruikt geen advertentiepixels;
• gebruikt momenteel geen analytische, marketing- of advertentiecookies;
• stuurt niet automatisch marketingcommunicatie omdat iemand een bestelling heeft geplaatst.

Berichten die noodzakelijk zijn voor een bestelling, betaling, levering of klantenservice zijn transactionele berichten en geen marketingcommunicatie.

13. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• verlies;
• misbruik;
• onbedoelde openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en diensten die deze gegevens nodig hebben voor hun taak.

Om veiligheidsredenen publiceren we geen gedetailleerde informatie over interne systemen, configuraties, toegangsstructuren of beveiligingsmaatregelen.

14. Rechten van betrokkenen

Afhankelijk van de toepasselijke voorwaarden kan een betrokkene vragen om:

• inzage in zijn persoonsgegevens;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van gegevens.

Deze rechten zijn niet altijd absoluut.

Gegevens kunnen bijvoorbeeld worden behouden wanneer dit noodzakelijk is voor een wettelijke bewaarplicht, boekhouding, een betaling of een juridisch geschil.

Een verzoek kan worden gestuurd naar contact@nilokitchen.be.

We kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker te controleren.

15. Klacht indienen

Wie vragen of bezorgdheden heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kan eerst contact opnemen met NILO Home Kitchen.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

De actuele contactgegevens en klachtprocedure zijn beschikbaar via de officiële website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

16. Wijzigingen

Dit Privacybeleid kan worden aangepast wanneer de website, dienstverlening, gegevensverwerking of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd.

Laatst bijgewerkt: Juli 2026